問い合わせ管理ツールを利用する目的

顧客に迷惑をかけないようにすること

最近は、インターネット上で仕事をしている業者も多く、インターネットがなければ仕事にならないことも多いです。特にメール関係は、ずいぶんと発達しており会社が営業していない時間帯でも受け取ることができる点は大きなメリットと言えるでしょう。ただその反面メールを受けることでトラブルが発生することもあります。個人で受け取るメールではなく会社単位で受け取るメールは数が多く、中小企業であっても1日あたり数百件のメールが来ることもあり得ます。このような場合には、担当者を何人か抜擢してメールの対応に当たらせる必要があります。この時起こりうる問題の1つが、1人の担当者が個人のメールフォルダーに保存してしまう位です。もしその担当者が休みの時にその担当者が受け持っている顧客から急ぎの連絡が来た場合、対応することができません。この場合には、顧客の信頼を損ねるだけでなく顧客を不安にしてしまう可能性があります。このような場合に、問い合わせ管理ツールを使うことで、顧客の信頼を失わず顧客を安心させると言う目的を達成することができます。

問い合わせ管理ツールのもう一つの目的

問い合わせ管理ツールは、顧客を安心させるのが目的になりますが、それ以外にも会社の業務を円滑化すると言うメリットもあります。例えば、個人で受け取っていたメールではなく全員が共有できる形にすれば、誰がいつどのようなメールを受け取りどのような返信をしたかなどをすぐに調べることが可能になります。また、一括してメールを管理することで、業務自体が非常に合理化することになるでしょう。クレームがあった場合などは、メールにどのようなことが書かれていたかを対象者全員が閲覧することができて、今後の教訓にすることもできるはずです。このような仕組みを採用すれば、合理化できるだけでなくクレームを減らすことが可能です。

スマホで外から見ることができる

会社のメールは、従来であれば会社の中でしか閲覧することができませんでした。ですが、担当者が出張している場合などにその顧客から連絡が来た場合、外からメールを見ることができればすぐに対応することが可能になります。メールはどこから発信しても特に問題ありませんので、出先から発信することも可能です。そのためには、スマートフォン対応のツールを使う必要があるでしょう。これを使うことで、迅速な対応をすることが可能です。たとえ新幹線の中に乗車していても、すぐに返事をすることができるため、業務を後に残しておく必要はありません。

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