重要な問い合わせ管理ツールの特徴は何か

会社等を運営している場合には、お客様から問い合わせが来ることがあります。電話から問い合わせる人もいますが、最近はインターネットで問い合わせをしてくる人も少なくありません。例えばメールを送信して問い合わせをする仕組みです。このような問い合わせの仕組みは、電話だと24時間対応をすることができないことが多いです。24時間対応するためには、従業員を24時間配置していなければならないか、外部に委託して24時間オペレーターを配備しなければならずお金がかかってしまいます。そこで、営業時間内は従業員が対応するものとし、営業時間帯が休みの日はネットで対応するようにすればそれほどお金もかからないでしょう。しかし、問い合わせ管理ツールを使う場合には、それなりのお金がかかってしまう可能性があります。この点は、会社の経費節減のためなるべくお金をかけないようにしたいところです。お金をかけない方法はいくつかありますが、フリーのツールを利用することです。フリーのツールを利用すれば、通常のツールに比べて昨日は少ないもののお金はかかりにくく会社にとって負担になりにくいです。特に小さな会社の場合には、ツールは最小限のもので充分の可能性が高いため、それらを利用した方が良いことがあります。

本当に使えるかどうかを確認しておく

問い合わせ管理ツールも、フリーのものならば確かに安く利用することができます。しかし、そのツール自体が本当に利用しやすいかどうかを事前によく確認しておきたいところです。せっかくツールを導入しても、利用しにくく顧客からクレームが来るようならばそもそも導入するメリットがほとんどありません。デメリットの方が多くなってしまう位です。例えば無料のものに関しては、問い合わせはできますが確実に送信されないようなものもあります。送信が100%でないとせっかくのお客さんの貴重な声を逃してしまうことになるでしょう。

途中から有料に切り替えることも可能になる

そもそも、フリーの問い合わせ管理ツールが出回っているのは、善意で作っている場合もありますがその後有料のものを利用してもらうためにそのようなツールを作っている可能性もあります。つまり、ツールを無料で試してみて無料の割には使い勝手が良く今後も使っていきたいと判断した場合には、有料に乗り換えることもできるわけです。ツールを無料で提供している業者としても、そのような目的があるならばわざわざ無料で提供しているのも納得ができるところです。有料のものを利用する場合には、一体どれぐらいのお金がかかるかも確認しておきましょう。お金がかからないようにするには、クラウド型を利用するのも1つの方法になります。

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